Warum die meisten Mittelständler zu viel für Microsoft 365 zahlen
Ein stilles Dauerthema:
Ein Mittelständler mit 80 Mitarbeitern, gewachsen über 15 Jahre, fusioniert aus zwei Vorgängern, mit Personalwechseln und mehreren Administratoren in Folge. Die Microsoft 365 Lizenz-Landschaft in so einem Unternehmen ist fast immer ein Flickenteppich: einige E3-Lizenzen noch aus Zeiten, in denen E3 die richtige Antwort war, ein paar Business Premium für die Geschäftsführung, hier und da noch Exchange-Standalone aus einer alten Testphase, dazu drei aktive Lizenzen für Mitarbeiter, die seit Monaten nicht mehr im Unternehmen sind.
Das Problem ist weniger die Unordnung, sondern das Geld. Wir sehen bei Lizenz-Audits regelmäßig zweistellige Prozent-Einsparungen — einfach weil niemand in den vergangenen Jahren systematisch drübergeschaut hat. Microsoft selbst hat keinerlei Interesse daran, Sie darauf hinzuweisen.
Die vier häufigsten Geldverbrennungsstellen
- Verwaiste Lizenzen: Ausgeschiedene Mitarbeiter, deren Account deaktiviert wurde, die Lizenz aber zugeordnet blieb. Bei monatlicher Abrechnung fällt das selten jemandem auf.
- Überdimensionierte Pakete: Ein E5 für jemanden, der nur Mail und Teams nutzt und nie ein PowerBI-Dashboard anfassen wird. Oft historisch gewachsen, nie hinterfragt.
- Parallele Zusatzlizenzen: Exchange-Online-Plan-1 oder Teams-Phone-Add-on, obwohl der Nutzer bereits einen Plan hat, in dem das enthalten ist.
- Falsche Plan-Familie: Business-Pläne (bis 300 User) versus Enterprise-Pläne (unbegrenzt) mit unterschiedlicher Funktionsmatrix und stark unterschiedlichem Preis. Viele Firmen sind in der teureren Familie, obwohl sie in die günstigere passen würden.
Jeder dieser Punkte für sich genommen sind vielleicht 5 bis 15 Euro pro Monat und Nutzer. In Summe über 50, 100 oder 250 Benutzer ergibt das fünfstellige Jahresbeträge.
Nutzungsanalyse vor Lizenzentscheidung
Ein Lizenz-Audit auf Basis von Bauchgefühl bringt wenig. Die saubere Grundlage ist der Microsoft 365 Admin Center-Report zur tatsächlichen Nutzung — wer verwendet welche Workloads wie intensiv? Microsoft liefert diese Daten fertig aufbereitet, nur schaut sie kaum jemand an.
Daraus entsteht ein Persona-Bild: Wie viele Nutzer brauchen tatsächlich Advanced Threat Protection, wie viele nie mehr als Outlook und eine SharePoint-Site? Wie viele wechseln regelmäßig aus Teams in Copilot, wie viele haben Copilot aktiv und nutzen es seit Monaten nicht einmal im Monat? Auf dieser Datenbasis lassen sich die passenden Pläne zuordnen — und das meist mit drei bis fünf Standard-Personas, nicht mit 80 Einzellösungen.
Business vs. Enterprise: die wichtigste Grundsatzfrage
Viele Mittelständler fahren unnötig in der Enterprise-Plan-Familie, weil sie irgendwann einmal „den großen Plan“ wollten. Dabei decken Microsoft 365 Business Premium (bis 300 User, ca. 22 Euro pro Monat) die meisten Mittelstands-Anforderungen vollständig ab: Office-Apps, Exchange, Teams, SharePoint, Intune, Entra ID P1, Defender für Business. Der Enterprise-E3-Plan kostet rund das Doppelte und liefert für den typischen Mittelstand kaum Mehrwert.
Die 300er-Grenze ist inzwischen weicher geworden — Microsoft erlaubt einen Mischbetrieb von Business- und Enterprise-Plänen im gleichen Tenant. Das heißt: Selbst wenn Sie über 300 Nutzer hinauswachsen, müssen Sie nicht alle auf Enterprise umstellen. Nur die Neuen oder diejenigen, die tatsächlich E3-/E5-Funktionen brauchen, landen in der teureren Familie. Diese Flexibilität wird erstaunlich selten genutzt.
Vertragslaufzeit und Abrechnung — das versteckte Preisschild
Jenseits der reinen Plan-Wahl sitzt die zweite Sparmöglichkeit im Vertragsmodell. Wer Microsoft 365 über einen Partner (CSP-Modell) bezieht und sich auf eine Jahreslaufzeit bindet, zahlt deutlich weniger als bei monatlicher Kündbarkeit. Das lohnt sich überall dort, wo die Mitarbeiterzahl stabil ist. Für saisonale Schwankungen oder Projektstellen macht die monatliche Flexibilität dagegen weiterhin Sinn — oft als Mischmodell innerhalb desselben Tenants.
Zweiter Punkt: Preisänderungen. Microsoft hebt die Preise regelmäßig an. Ein laufender Jahresvertrag friert den Einstiegspreis bis zum Verlängerungsdatum ein. Wer zwei Wochen vor einer angekündigten Preiserhöhung den Jahresvertrag verlängert, verschiebt die Erhöhung um zwölf Monate. Legaler Standard-Mechanismus, wird aber oft vergessen.
Wie wir bei Kobeg Lizenz-Audits durchführen
Wir schauen bei unseren Kunden einmal jährlich strukturiert auf die Microsoft 365 Lizenz-Landschaft — in der Regel eingebettet in einen kurzen IT-Review. Ergebnis ist eine schlichte Tabelle: aktuelle Zuordnung, tatsächliche Nutzung, Empfehlung, Sparpotenzial in Euro. Typischerweise finden wir dabei Einsparungen zwischen 8 und 25 Prozent des Microsoft-365-Gesamtaufwands — Geld, das direkt im nächsten Monat auf Ihrer Rechnung fehlt. Das Thema gehört zu unseren IT-Infrastruktur- und Cloud-Services.
Kurz gesagt: Die Microsoft 365 Lizenz-Kosten sind in fast jedem Mittelständler optimierbar — nicht durch harte Rabattverhandlungen, sondern durch sauberes Matching zwischen tatsächlicher Nutzung und zugeordnetem Plan. Ein einmaliger Audit pro Jahr reicht, um das Budget spürbar zu entlasten.
Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Lizenzlandschaft transparent zu machen und sinnvoll zu optimieren.